Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Sito web www.agfenergy.it · Servizio WhatsApp · Chiamate telefoniche

Ultimo aggiornamento: [25/08/2026]

1. Titolare del trattamento e DPO

Titolare del trattamento: AGF Energy S.p.A., Stradella San Pasquale 5/7 E, 70125 Bari (BA), Tel. 080.2460510, P.IVA 08150620725, e-mail: privacy@agfenergy.it.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): contattabile all’indirizzo dpo.agfenergy@protonmail.com.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica al trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare nell’ambito dei seguenti canali e servizi:

Sito web agfenergy.it (navigazione, area utenti, newsletter, form di contatto);
Servizio WhatsApp Business per comunicazioni con la clientela;
Chiamate telefoniche in entrata e in uscita, soggette a registrazione vocale, trascrizione automatica e relative elaborazioni.

Per il trattamento dei dati nell’ambito del contratto di fornitura di energia elettrica e/o gas naturale si rinvia all’informativa specifica resa in sede contrattuale.

3. Categorie di dati trattati

3.1 Navigazione sul sito web

I sistemi informatici preposti al funzionamento del sito acquisiscono automaticamente dati di navigazione (indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, orari di accesso). Per l’uso di cookie e strumenti di tracciamento si rinvia alla cookie policy pubblicata sul sito.

3.2 Dati forniti volontariamente

L’utente può trasmettere dati personali (nome, cognome, e-mail, telefono, indirizzo) compilando form sul sito, inviando messaggi WhatsApp o contattando il Titolare telefonicamente.

3.3 Chiamate telefoniche

Le chiamate in entrata e in uscita verso clienti, potenziali clienti e altri soggetti che contattano o sono contattati dal Titolare sono registrate e sottoposte a elaborazione automatica. Sono escluse le comunicazioni interne tra dipendenti. I dati trattati comprendono:

dati di contatto e identificativi: numero di telefono, data, ora e durata della chiamata, identificativo dell’operatore;
contenuto audio della conversazione e ogni informazione personale comunicata nel corso della telefonata;
trascrizione testuale automatica, generata mediante sistemi di riconoscimento vocale del fornitore della piattaforma;
riassunto sintetico della conversazione, generato mediante strumenti di intelligenza artificiale;
metadati (“log”) della chiamata integrati nel CRM aziendale (identificativo del contatto, esito, classificazione tematica).

Non sono intenzionalmente trattate categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Tuttavia, nel contesto della vendita di energia, l’interessato potrebbe comunicare spontaneamente informazioni relative a condizioni di salute (es. bonus disagio fisico, apparecchiature elettromedicali). In tali casi il trattamento avviene nei limiti strettamente necessari, ai sensi dell’art. 9, par. 2, GDPR.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

4.1 Finalità comuni

Esecuzione e gestione del rapporto contrattuale (fornitura energia, assistenza, fatturazione, reclami, recupero crediti) — art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;
Adempimento di obblighi di legge e regolamentari (obblighi fiscali, contabili, ARERA, canone TV) — art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;
Legittimo interesse del Titolare (quality assurance, reportistica, prevenzione frodi, difesa in giudizio) — art. 6, par. 1, lett. f) GDPR;
Consenso (newsletter e comunicazioni commerciali) — art. 6, par. 1, lett. a) GDPR, revocabile in qualsiasi momento.

4.2 Finalità specifiche della registrazione delle chiamate

Finalità	Descrizione	Base giuridica
Registrazione contratti a distanza	Registrazione e conservazione delle proposte contrattuali concluse per telefono (disciplina ARERA teleselling)	Obbligo legale — art. 6(1)(c) GDPR
Gestione reclami e contestazioni	Trattazione reclami e ricostruzione degli scambi telefonici (obblighi TIQV ARERA)	Esecuzione contratto e obbligo legale — art. 6(1)(b)(c) GDPR
Quality assurance e formazione	Verifica qualità del servizio di assistenza e formazione del personale	Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR
Reportistica aggregata	Statistiche sull’andamento del servizio e adempimenti informativi ARERA	Legittimo interesse e obbligo legale — art. 6(1)(c)(f) GDPR
Difesa in giudizio	Utilizzo delle registrazioni come elemento probatorio in contenziosi e procedimenti	Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR

Natura del conferimento. La prosecuzione della chiamata dopo l’avviso di registrazione (messaggio automatico per le chiamate in entrata, comunicazione dell’operatore per le chiamate in uscita) costituisce libera scelta dell’interessato, che può interrompere la comunicazione in qualunque momento. Per i contratti a distanza, la registrazione costituisce obbligo legale del Titolare.

Diritto di opposizione. Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse, l’interessato può opporsi in qualunque momento ai sensi dell’art. 21 GDPR.

5. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti elettronici e, ove necessario, cartacei, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dall’art. 32 GDPR (cifratura, autenticazione forte, profilazione degli accessi, tracciamento dei log).

Elaborazioni automatiche delle chiamate. Il contenuto audio è sottoposto a trascrizione testuale automatica e a generazione di un riassunto sintetico mediante strumenti di intelligenza artificiale resi disponibili dal fornitore della piattaforma e dai relativi sub-responsabili. Nel CRM aziendale sono integrati esclusivamente i log (metadati, esito, classificazione); il file audio e la trascrizione restano sulla piattaforma di telefonia.

Assenza di decisioni automatizzate. Il trattamento non comporta decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici ai sensi dell’art. 22 GDPR. Gli output automatici sono strumenti di supporto; le decisioni restano in capo al personale autorizzato.

6. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti delle rispettive competenze, alle seguenti categorie di soggetti:

personale del Titolare autorizzato al trattamento (art. 29 GDPR), con accesso differenziato per mansione;
amministratori di sistema, per le sole esigenze di gestione tecnica e sicurezza;
Voxloud OÜ (Tallinn, Estonia), fornitore della piattaforma di telefonia in cloud, in qualità di responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, e relativi sub-responsabili autorizzati (tra cui OpenAI per i servizi di trascrizione e intelligenza artificiale);
Meta Platforms Ireland Ltd, fornitore della piattaforma WhatsApp Business;
consulenti legali, fiscali e professionali del Titolare;
agenzie e società di recupero crediti, ove necessario;
autorità giudiziarie, amministrative e di vigilanza (ARERA, Acquirente Unico, Garante Privacy), nei limiti previsti dalla legge.

I dati non sono in alcun caso diffusi. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta.

7. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

I dati sono trattati in via primaria all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tuttavia, per l’erogazione di taluni servizi, possono verificarsi trasferimenti verso Paesi terzi:

servizi di trascrizione e intelligenza artificiale: il sub-responsabile OpenAI, in quanto società statunitense, può trattare dati anche al di fuori del SEE. Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914, integrate ove necessario da misure supplementari;
servizio WhatsApp: Meta Platforms può trasferire dati verso gli Stati Uniti sulla base della decisione di adeguatezza per il EU-U.S. Data Privacy Framework o di ulteriori garanzie ai sensi dell’art. 46 GDPR.

L’interessato può richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo al Titolare o al DPO.

8. Tempi di conservazione

8.1 Dati del sito web e WhatsApp

dati di navigazione: per il tempo strettamente necessario alla gestione tecnica del sito;
dati contrattuali: fino alla cessazione del rapporto e per l’ulteriore periodo imposto da obblighi di legge (fino a 10 anni per obblighi fiscali);
dati per finalità commerciali (newsletter): fino a 24 mesi dalla raccolta del consenso, salvo rinnovo;
dati relativi a contenziosi: per l’intera durata del procedimento e fino alla scadenza dei termini prescrizionali.

8.2 Registrazioni delle chiamate

Categoria	Conservazione	Criterio
Proposte contrattuali a distanza (teleselling)	[10 anni — da confermare]	Obblighi ARERA e termini prescrizionali
Reclami e contestazioni	Durata procedimento + 5 anni	Termini prescrizionali (TIQV)
Chiamate ordinarie (customer care)	6 mesi	Quality assurance; minimizzazione
Trascrizioni e riassunti	Come la registrazione di origine	Coerenza
Log e metadati CRM	Durata contratto + termini prescrizionali	Esecuzione contratto
Reportistica aggregata e anonima	Senza limite	Dati anonimi (cons. 26 GDPR)

Al termine dei periodi di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti: accesso ai dati (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21). Per le registrazioni telefoniche, l’interessato ha diritto di ottenere copia della registrazione e della trascrizione che lo riguardano, nonché di far rettificare eventuali inesattezze nella trascrizione automatica.

Le richieste possono essere inviate a:

posta: AGF Energy S.p.A., Stradella San Pasquale 5/7 E, 70125 Bari;
e-mail Titolare: privacy@agfenergy.it;
e-mail DPO: dpo.agfenergy@protonmail.com.

Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro i termini dell’art. 12 GDPR. L’interessato ha in ogni caso diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di mutamenti delle finalità, delle modalità del trattamento o della normativa applicabile. L’interessato è invitato a consultare periodicamente la versione vigente pubblicata sul sito www.agfenergy.it.

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